sábado, 10 de maio de 2014

Destralhar a papelada

Comecei pela roupa e passei aos sapatos. Agora que já destralhei estas duas áreas, vou passar à papelada.
Vai ser um projeto mais demorado, mais complexo e mais trabalhoso. Cada papel, cada documento tem de ser visto e analisado: lixo, guardar e onde. Dividi o projeto de destralhar a papelada em várias fases e cada uma delas tem tarefas especificas para executar.
Dividi este projeto em 6 fases, mas há medida que for avançando no projeto posso ter de reformular o esquema de acordo com as necessidades.

1 - Escolher o espaço físico onde instalar o arquivo/ escritório.
2 - Identificar qual o material necessário para instalar e organizar o arquivo e fazer uma lista de compras.
3 - Comprar caixas, pastas, dossiers, separadores, o material necessário para organizar a papelada a arquivar.
4 - Organizar papelada por assunto para arquivar nas pastas criadas para o efeito.
5 - Arquivar a papelada.
6 - De tempos em tempos, fazer revisão ao arquivo, para estar atualizado e organizado (uma vez por ano).

Estas são as tarefas (as que me lembrei) para cada fase:

Fase 1 - Como tenho papelada, dossiers, pastas, documentos em vários locais, comecei por decidir onde vou instalar o arquivo ou escritório. Vi um cantinho ideal para o efeito, as prateleiras ao lado lareira.
Decidido o local, é necessário juntar a papelada num só sítio, para ter a noção do que existe e para mais tarde escolher e organizar. Escolhi um quarto que não está a ser utilizado neste momento.

Fase 2 - As minhas pastas de arquivo estão muito velhinhas, gostava de comprar dossiers com caixa simples em preto. Vou precisar de um para cada elemento da família e outro só para documentos muito importantes (escrituras e registos).

Fase 3 - Já sei onde posso comprar os dossiers, só falta lá ir com a lista de compras.

Fase 4 - É muito importante saber os prazos, nomeadamente de prescrição, quanto tempo é necessário manter os documentos. Informar sobre prazos nos diversos organismos, por exemplo, assuntos fiscais, faturas/recibos de água, luz, gás, internet, telefone, taxas moderadoras, hospitais e consultas no sistema nacional de saúde, seguros, bancos e contratos. Registos das Conservatórias, escrituras públicas, licenças camarárias ou de outras instituições do estado, será para "guardar para sempre", na pasta dos documentos mais importantes.
Se fizer uma pesquisa na internet, encontram-se alguns prazos, outros pode perguntar diretamente a diversos organismos. A DECO também esclarece e dá informações muito úteis.
Convém guardar os documentos durante os prazos estipulados por lei, para evitar aborrecimentos. Alguns basta guardar em formato digital, outros deverão ser mantidos os originais.
Depois de uma primeira grande escolha, fazer uns montinhos com os assuntos, papelada isto, papelada aquilo.

Fase 5 - Arranjar pastas e dossiers, separadores, e ir organizando e arquivado a papelada. Leva muito tempo e requer muita paciência, eu penso ir fazendo aos poucos. Estabeleci um prazo, final do ano 2014.

Fase 6 - Criar uma caixa de entrada onde vou colocando todos os papeis diariamente. Pode ser uma caixa, um tabuleiro ou uma gaveta.
Semanalmente arquivar os documentos.
Fazer uma grande revisão anual para manter o arquivo atualizado, organizado e livre de tralha, isto é, papelada inútil.

Com certeza que me escaparam pormenores importantes, mas não foi fácil fazer um esquema mental deste projeto.
Aceitam-se sugestões!